Cómo usar Alfolí
Sin rodeos: lo que hay que hacer una sola vez, cómo mandar tu primera cotización, y en qué se diferencia de una nota. Diez minutos y ya estás cotizando.
Cuatro cosas antes de tu primera cotización
Se hacen una vez y ya. El resto (unidades, IVA, garantía, plantilla) ya viene puesto desde que te registras.
Llena los datos de tu negocio
Ve a la pestaña Más (abajo a la derecha) y entra a Configuración. Llena tu nombre, teléfono, WhatsApp, correo y dirección, y toca el botón azul Guardar configuración de hasta abajo. Eso es lo que va a salir en tus PDFs.
Sube tu logo
En esa misma pantalla, toca el recuadro punteado Subir logo. Sirve cualquier foto de tu celular; se acomoda sola, no te preocupes por el tamaño.
Crea tu primer cliente
Pestaña Clientes → botón Nuevo (arriba a la derecha). Lo único obligatorio es el nombre o razón social; lo demás es opcional. Te toma diez segundos.
Si quieres, ponle tu colorOpcional
El color de tus documentos se cambia en Más → Plantillas → toca la plantilla Clásica, elige tu color y guarda. Trae vista previa en vivo.
¿Cotización o nota?
Es la duda más común, y la respuesta es sencilla: depende de si el cliente ya dijo que sí.
Cotización
Todavía no es venta
Es el precio que le pasas al cliente para que decida. Tiene vigencia (por defecto 15 días) y va cambiando de estado: Borrador → Enviada → Aceptada.
Nota
El trabajo ya se hizo o ya cerraste
Es el comprobante del trabajo. Nace Pendiente de cobro y la marcas Pagada cuando te paguen. Deja ponerle fotos de Antes y Después.
La diferencia que de verdad importa es el dinero. Una cotización no cuenta como ingreso hasta que la marcas Aceptada — mientras tanto es solo una propuesta. Una nota cuenta desde que está Pendiente, porque el trabajo ya se hizo y ese dinero ya es tuyo, aunque todavía no lo tengas en la mano. Por eso tus números del mes no se inflan con cotizaciones que nadie aceptó.
La regla corta
- ¿Tienes que pasar precio y esperar respuesta? → Cotización.
- ¿Ya lo arreglaste ahí mismo, o ya cerraron el trato? → Nota, directo.
- ¿Cotizaste y el cliente dijo que sí? → conviértela en nota (ahí abajo te digo cómo).
Tu primera cotización, paso a paso
Toca el botón + morado
Es el redondo del centro de la barra de abajo, el que sobresale. Arriba eliges si es Cotización o Nota.
Toca “Elegir cliente”
Es la tarjeta que dice ¿Para quién es la cotización?. Busca a tu cliente y tócalo.
Toca “Agregar concepto” y usa la pestaña “Concepto libre”
Escribe qué vas a hacer, el precio y la unidad, y toca Agregar al documento. Repite por cada partida.
Guarda y compártela
Toca Guardar cotización. Ya en el documento, el botón Compartir arma el PDF y abre el menú de tu teléfono: de ahí eliges WhatsApp, correo o lo que uses.
Tu catálogo se llena solo
No te sientes a capturar precios antes de empezar. Cada concepto que agregas trae abajo una palomita: Guardar este concepto en el catálogo. Palomeando los que repites seguido, en dos semanas ya tienes tu catálogo hecho sin haberte sentado a hacerlo.
El cliente aceptó: convierte la cotización en nota
Abre la cotización, toca el menú ⋮ de arriba a la derecha y elige Convertir a nota. Se le pone folio de nota y queda Pendiente de cobro.
Dudas que salen seguido
¿Sirve sin internet?
Para crear, sí: se guarda en tu teléfono y se sube solo cuando vuelvas a tener señal (aparece una franja avisándote). Para editar una que ya existe, no: ahí sí necesitas conexión.
La “Utilidad”, ¿la ve el cliente?
Nunca. Esa tarjeta con candadito donde capturas comisiones, materiales y gastos es solo para ti: no aparece en el PDF ni la ve nadie más. Sirve para saber cuánto ganaste de verdad en ese trabajo.
¿Puedo cancelar un documento?
Sí, pero es definitivo: una vez cancelado ya no se edita ni se le cambia el estado. Si solo lo quieres fuera de tu lista, usa Eliminar — no lo borra de verdad, se queda el registro.
¿Cómo cambio el IVA?
Para todos tus documentos: Más → Configuración → Preferencias de documento → IVA favorito. Hay tres opciones: Exento, 8% y 16%. Dentro de una cotización también lo puedes cambiar solo para ese documento.
¿Descuento por porcentaje o por cantidad?
Las dos. Si llenas el descuento por cantidad ($), ese le gana al porcentaje. Y nunca puede pasarse del total, la app lo topa sola.
¿Y mis folios?
Salen solos, tipo COT-2026-000123. Las cotizaciones y las notas llevan numeración aparte, y ambas se reinician cada año. Si quieres otras letras, se cambian en Configuración → Numeración de folios.
¿Tengo que verificar mi correo para usarla?
No. Puedes configurar, crear clientes, cotizar y mandar PDFs sin verificar nada.
¿Alfolí hace facturas del SAT (CFDI)?
Todavía no. Alfolí hace cotizaciones y notas —el documento con el que cierras el trabajo—, no facturas timbradas. Está en camino.
¿Listo para cotizar?
Crea tu cuenta y manda tu primera cotización hoy. ¿Algo no te cuadra? Escríbenos a soporte@alfoli.app y te echamos la mano.
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